Справочная информация.
Переезд вашего бизнеса в новое офисное помещение — это многоэтапный процесс, который требует тщательного планирования и нескольких подготовительных шагов. Как и в любом большом проекте, лучше всего разделить рабочую нагрузку и назначить конкретные задачи для разных сотрудников. Раннее начало процесса и поддержание открытого и частого общения являются ключом к успешному и менее напряженному движению.
Создайте график, который включает в себя все основные этапы вашего переезда. Чтобы убедиться, что график выполним, обсудите план со всеми членами команды, участвующими в переезде. Будьте реалистичны в отношении того, сколько времени вам понадобится. Для подготовки небольшого офиса может потребоваться как минимум три месяца, в то время как для офиса среднего и большого размера может потребоваться от шести до восьми месяцев или более. В любом случае подготовительная работа должна начаться как можно раньше.
Следующим шагом является сбор всей доступной информации о новом пространстве. Постарайтесь получить чертежи или планировку, чтобы вы могли определить ключевые компоненты, такие как электрические розетки и складские помещения, и приступить к проектированию новой планировки офиса. Также неплохо иметь общий план расположения вашего текущего пространства, чтобы вы могли сравнить их. Если в текущем офисе есть участки, которые не задействованы, определите их сейчас, чтобы избежать подобных проблем в новом помещении.
Кроме того, составьте список потенциальных проблем с новым пространством, таким как меньшая зона приема или меньшая емкость для хранения, или, возможно, большее открытое пространство, которое требует большего количества кабин или временных стен. Может потребоваться нанять плотников, маляров, электриков, установщиков систем или других специалистов, чтобы построить стены, добавить электропроводку или внести косметические изменения, прежде чем въехать.
Для средних и крупных офисов назначьте кого-либо (или попросите добровольцев) из каждого отдела, чтобы координировать их конкретную область. Это может быть поручено руководителю отдела или менеджеру, который затем может гарантировать, что каждый сотрудник берет на себя ответственность за упаковку своего стола, файлов и личных вещей. Для небольших офисов вы можете действовать самостоятельно. Непосредственно перевозку вещей лучше всего доверить профессионалам: к примеру, Транспортная компания ТрансЗаказ специализируется на грузоперевозках по России фурой и тралом от 100 кг до 400 тонн.
Ваша команда также может помочь определить текущие проблемы со старым пространством и найти возможные решения для нового офиса. Это отличный способ объединить другие точки зрения и достичь консенсуса на ходу, особенно если некоторые сотрудники не поддерживают изменения.