Как онлайн-платформа Smallpdf упрощает работу на удаленке.
Пандемия продолжается, и работа из дома уже не кажется чем-то необычным, неудобным и временным. Хотя возможность не тратить время на дорогу или уделять больше внимания домашним любимцам отчасти компенсирует неудобства, присутствие в офисе давало возможность на месте подправить документ, получить подпись начальника и отправить оригиналы получателю вместе с курьером.
Сейчас такой возможности нет, общение, по большей части, по электронной почте. Документооборот также перешел в виртуальную реальность. Если вам приходится работать с отсканированными документами, отправлять и получать файлы в формате PDF, то вы знаете, сколько неожиданных проблем может при этом возникнуть: файл может оказаться слишком тяжелым для электронной почты получателя или, заметив опечатку, вы не будете иметь возможность внести даже элементарные правки. А простая на первый взгляд задача объединить отсканированные страницы в один файл может превратиться в настоящий квест с приключениями.
Отдельным пунктом стоит выделить электронную подпись на документах. В условиях, когда личные встречи ограничены, а работа не останавливается, растет необходимость в инструментах, позволяющих совместно редактировать файл, видеть историю изменений – и ставить электронную подпись.
Швейцарское качество
Платформа Smallpdf разработана в Швейцарии, изначально компания была создана для того, чтобы два ее создателя могли передавать пдф документы своим родителям из Японии, где парни тогда учились. Создана она с любовью и недаром ее рейтинг на Google-Play составляет 4,8, а количество пользователей в месяц превышает 500 миллионов человек. Для удобства платформа переведена на 24 языка, включая русский.
Более того, в 2019 году TrustRadius, известный сайт c достоверными обзорами на бизнес-технологии, включил Smallpdf в топ рейтинга лучших систем управления документами. Давайте разбираться, почему.
Два главных инструмента — «Сжатие» и «Электронная подпись PDF-файла»
Система сжатия файлов Smallpdf позволяет быстро сократить размер документа до формата, соответствующего требованиям электронной почты. Благодаря Smallpdf вы сможете уменьшить свой файл на 40% (базовое сжатие) или 75% (сильное сжатие).
Электронная подпись позволяет ставить подпись на документах дистанционно. И является незаменимым инструментом, который пользуются в компаниях. Интересно то, что подпись можно запрашивать у множества подписантов. Приглашение придёт на почту, и ссылка проведет человека прямиком к документу. Только он будет его видеть и сможет с ним взаимодействовать.
Насколько это безопасно?
ISO: Smallpdf соответствует общепризнанным стандартам ISO для управления информационной безопасностью (ISO 27001:2013). ISO – это международная организация, стандарты которой гарантируют безопасность продуктов и услуг, а также их высокое качество и эффективность во многих областях.
Хранит ли Smallpdf личные данные?
На сайте ваш документ находится не более часа. После того, как вы поработали с файлом и скачали его себе на компьютер, он будет удален в течение 60 минут. Такое время они дают специально, чтобы пользователь мог вернуться к документу в случае надобности.
Исключением является инструмент для подписи документов eSign. Когда вы отправляете файл PDF для подписи, он сохраняется в сети в течение 14 дней. Это делается для того, чтобы подписант успел поставить свою подпись. Благодаря SSL-шифрованию на каждом этапе работы ваши файлы находятся под защитой, и только вы определяете, кто может получить к ним доступ.
Конечно, стоит ознакомиться с местным законодательство в отношении этих норм, ввиду того, что электронный подписи имеют юридическую силу.