Кадровая документация — это стандартный способ документирования отношений сотрудника с компанией или организацией. В некоторых случаях эти записи содержат довольно общую информацию, тогда как в других случаях они могут включать частные или конфиденциальные данные. Независимо от типа файла, записи о персонале необходимо регулярно обновлять для обеспечения эффективности и успеха работы.
Что такое кадровый учет?
Кадровые записи, или файлы персонала — это записи, относящиеся к сотрудникам организации, и они состоят из исчерпывающей накопленной информации. Учет персонала обычно ведется отделом кадров и включает в себя важную информацию о заявлении сотрудника, описании должности, данных о заработной плате и многом другом. Между тем, такой организации можно доверить кадровое обслуживание вашего бизнеса.
Несмотря на то, что существует ряд кадровых записей, которые организация может использовать, все эти документы относятся к одной из шести категорий. Из этих категорий чаще всего упоминаются документы о приеме на работу и отчеты о выполнении работы.
Общая информация. Эта группа включает в себя личную информацию, такую как полное имя сотрудника, дату рождения, номер социального страхования, номер телефона, адрес и, возможно, их контактные номера для экстренных случаев.
Документы о приеме на работу: большинство работодателей полагаются на документы, используемые в процессе приема на работу, такие как заявления о приеме на работу, описания должностей, резюме или сопроводительные письма.
Соглашения с сотрудниками: иногда аспекты взаимоотношений работодателя и сотрудника регулируются официальными документами, такими как коллективные договоры, соглашения о недопущении конкуренции, а также соглашения о конфиденциальности или неразглашении.
Компенсация: записи, связанные с компенсацией (и информацией о льготах), включают формы получателя, ведомости заработной платы и табели учета рабочего времени за предыдущие годы.
Эффективность работы: этот раздел довольно широкий, но может включать в себя оценки эффективности, корректирующие действия, дисциплинарные письма, награды, номинации, образование, учетные данные, записи об обучении или продвижение по службе в агентстве.
Информация по окончании приема на работу: точно так же, как работодатели сохраняют документы о приеме на работу, многие также хранят информацию по окончании приема на работу. Это такие документы, как заявление об увольнении, окончательная служебная аттестация и окончательная зарплата.